ECE Inventory — ব্যবহারকারী নির্দেশিকা

১. শুরু করা

লগইন

1. আপনাকে দেওয়া ঠিকানাটি খুললে Inventory Login পর্দা আসবে।
2. Company Code (আপনার প্রতিষ্ঠানের সংক্ষিপ্ত কোড, যেমন TSI001), Username ও Password দিন।
3. Login চাপুন — Dashboard খুলে যাবে।

কোম্পানি কোড কেন জরুরি

প্রতিটি প্রতিষ্ঠানের তথ্য সম্পূর্ণ আলাদা থাকে। কোন প্রতিষ্ঠানে ঢুকছেন তা কোম্পানি কোড দিয়েই ঠিক হয় — তাই একই ইউজারনেম দুই প্রতিষ্ঠানে থাকলেও সমস্যা হয় না। ছবি, ইনভয়েস ও রিপোর্ট সবই আলাদা করে সংরক্ষিত থাকে।

আপনি কী দেখতে পাবেন তা রোলের উপর নির্ভর করে

Admin সব দেখতে পান। অন্যরা কেবল নিজের রোলে দেওয়া মডিউলগুলো দেখেন:

শুধু Admin Settings ও User Management সবসময়ই কেবল Admin-এর জন্য, রোলে যা-ই থাকুক। Mobile Services-এর দুটি সেটআপ পর্দা — Mobile Banking Accounts ও SIM Cards — ও তাই; পাশের দৈনন্দিন এন্ট্রির পর্দাগুলো নয়।

অ্যাপের মতো ইনস্টল করা

ECE Inventory একটি PWA। Chrome বা Edge-এর অ্যাড্রেস বারে ইনস্টল আইকন চেপে এটি ডেস্কটপ বা ফোনের হোম স্ক্রিনে রাখতে পারেন — তখন ব্রাউজার ট্যাব ছাড়া নিজের আলাদা উইন্ডোতে খোলে।

২. স্ক্রিনের সাজানো

Dashboard

প্রথম পাতাটিতে থাকে আজ ও এই মাসের বিক্রয়-ক্রয়ের সারসংক্ষেপ, স্টকের সতর্কতা (কম স্টক এবং মেয়াদ ঘনিয়ে আসা পণ্য — Business Settings-এর সীমা অনুযায়ী), আপনার পাওনা ও দেনা, এবং বিক্রয়ের চার্ট। এটি শুধু দেখার পাতা — কোথায় নজর দিতে হবে বুঝে নিয়ে সেই পাতায় চলে যান।

উপরে From ও To তারিখ বাছুন, নিচের সবকিছু সেই পরিসর অনুসরণ করবে। সারসংক্ষেপ কার্ডগুলোর নিচে তিনটি চার্ট:

৩. মেনু পরিচিতি

পুরো সাইডবারের তালিকা এবং প্রতিটির কাজ।

৪. Product (পণ্য)

Product আর Item-এর পার্থক্য

Product হলো সাধারণভাবে যে জিনিস বিক্রি করেন — “Cotton T-Shirt”। Item (ভ্যারিয়েন্ট) হলো তাকে থাকা নির্দিষ্ট জিনিস — “Cotton T-Shirt / লাল / Large”। দাম, বারকোড, স্টক ও সিরিয়াল সব আইটেমের গায়ে বসে। ভ্যারিয়েশন না থাকলেও পণ্যটির পেছনে একটি আইটেম থাকে।

তালিকায় পণ্য খুঁজে পাওয়া

Product → List-এ সেটিংস আইকনের পাশে একটি Filter বাটন আছে: Category, Type বা দুটো দিয়েই ছেঁকে Apply দিন। মূল ক্যাটাগরি বাছলে তার নিচের সব ক্যাটাগরিও আসে — “Electronics” বাছলে তার অধীনের মোবাইল-ল্যাপটপও আসবে। বাটনের গায়ের সংখ্যাটি কয়টি ফিল্টার চালু আছে তা বলে, আর Clear সেগুলো তুলে দেয়। ফিল্টার ও সার্চ বাক্স একসঙ্গে কাজ করে।

৪.১ নতুন / সম্পাদনা ফর্ম

Product → New। ফর্মের দুটি অংশ: বিবরণ, তারপর ভ্যারিয়েন্ট।

Details

Variants

যেসব বৈশিষ্ট্য বদলায় (যেমন Color, Size) এবং তাদের মান (লাল, নীল / S, M, L) দিন — ফর্ম নিজেই সমন্বয়গুলো দেখাবে। প্রতিটি ভ্যারিয়েন্টে থাকে:

• Item Code — এটিই SKU: যে কোড দিয়ে গণনা, দাম আর স্ক্যান করার জিনিসটিকে চেনা যায়। খালি রাখলে নিজে তৈরি হয়। প্রোডাক্টের নিজের কোনো কোড নেই, শুধু তার ভ্যারিয়েন্টের আছে।
• Purchase Price — আপনার ক্রয়মূল্য। সেটিংস চালু থাকলে ক্রয়ের সময় নিজেই হালনাগাদ হয়।
• Sale Price ও Wholesale Price — বিক্রয়মূল্য; গ্রাহকের price tier অনুযায়ী বিক্রয় পর্দা সঠিকটি নেয়।
• Min / Max Price — দরকষাকষির সর্বনিম্ন ও সর্বোচ্চ সীমা।
• Manage Images — সেই ভ্যারিয়েন্টের ছবি (প্রিন্ট ও অনলাইনে ব্যবহৃত)।

৪.২ Category

শুধু নাম। কোনো পণ্য যে ক্যাটাগরি ব্যবহার করছে তা মোছা যাবে না — আগে পণ্যগুলো সরিয়ে নিন।

৪.৩ Type

Product type-এর নিয়ম তার অধীনের সব পণ্যে খাটে:

• Requires Serial — এই টাইপের প্রতিটি ইউনিট আলাদা সিরিয়াল নম্বরে গোনা হয়, এবং লাইনের প্রতিটি ইউনিটে সিরিয়াল না বসানো পর্যন্ত বিক্রয় সেভ হবে না। অসম্পূর্ণ থাকলে বিক্রয়ের লাইনে Serials বাটনটি লাল Serials* দেখায়।
• Requires Expiry — প্রতিটি সিরিয়ালের মেয়াদ লাগবে। সেগুলো Expired পাতায় ও সতর্কতায় আসবে, আর যেগুলোয় এখনও তারিখ বসানো হয়নি সেগুলো Missing Expiry পাতায় দেখাবে।
• Tax Class — পুরো টাইপের ডিফল্ট ট্যাক্স হার। পণ্য এটি ছাপিয়ে যেতে পারে, আর বিক্রয়ের লাইন পণ্যকেও ছাপিয়ে যেতে পারে।

৪.৪ Unit

Code (PCS, KG), নাম, unit type, দশমিক ঘর কতটি দেখাবে, এবং ঐচ্ছিক Base Unit ও রূপান্তর (১ BOX = ১২ PCS) — যাতে বক্সে কিনে পিসে বিক্রি করা যায়।

৪.৫ Warranty

• Definitions — নামসহ ওয়ারেন্টি, দিনের হিসাবে সময়কাল, শর্তাবলি এবং সক্রিয় কি না।
• Items — কোন আইটেমে কোন ওয়ারেন্টি প্রযোজ্য।
• Claims — গ্রাহক পণ্য ফেরত আনলে তার সিরিয়ালের বিপরীতে ক্লেইম লিখুন, তারপর Claimed → Send for warranty → Refund/ফেরত ধাপে তারিখসহ এগিয়ে নিন। স্ট্যাটাস ও তারিখ ফিল্টার করে দেখা যায় কোনটি এখনো সাপ্লায়ারের কাছে।

৫. Inventory (স্টক)

৫.১ Branch

ফিল্ড: Name, Location, Is Default, এবং আপনার প্রতিষ্ঠানের কনফিগার করা বাড়তি ফিল্ড। ডিফল্ট শাখাটি প্রতিটি ক্রয় ও বিক্রয় লাইনে আগেই বসানো থাকে, তাই যেখান থেকে সবচেয়ে বেশি লেনদেন হয় সেটিকেই ডিফল্ট করুন। সব স্টক শাখা-ভিত্তিক — খালি না হলে শাখা মোছা যাবে না।

৫.২ Stock

প্রতি আইটেম–শাখার বর্তমান চিত্র। শাখা, ক্যাটাগরি, টাইপ, পণ্য এবং পরিমাণ (less than / equal to / more than) দিয়ে ফিল্টার করে ঘাটতি বা বাড়তি বের করুন। প্রতিটি সারিতে আছে:

মেয়াদের তারিখ বসানো

মেয়াদের তারিখ ব্যাচে নয়, প্রতিটি সিরিয়ালে আলাদা করে সংরক্ষিত হয় — তাই একই ডেলিভারিতে একাধিক ভিন্ন তারিখ থাকতে পারে, যা ডিস্ট্রিবিউটর মিশ্র ব্যাচ পাঠালে সত্যিই ঘটে। Manage Serials-এ তিনভাবে বসানো যায়, দ্রুততম থেকে সূক্ষ্মতম:

1. পুরো ডেলিভারি, এক তারিখ। উপরের Expiry Date ঘরে তারিখ দিন, তারপর Auto Generate Serials চাপুন। তৈরি হওয়া প্রতিটি সিরিয়ালে ওই তারিখ বসে যায় — একশো প্যাকেটেও এক ক্লিক।
2. মিশ্র ব্যাচ। এক ব্যাচের সারিগুলোতে টিক দিন, Set Expiry চাপুন, তারিখ বেছে Apply করুন। পরের ব্যাচের জন্য আবার একইভাবে। কেবল টিক দেওয়া সারিগুলোই বদলায়।
3. একটি ইউনিট। ওই সারির Expiry Date ঘরে ক্লিক করে তারিখ বাছুন।

৫.৩ Transfer

New Transfer ফর্ম: Item, Source Branch, Destination Branch, Quantity, Transfer Date, Note — এবং সিরিয়াল-ভিত্তিক পণ্যের ক্ষেত্রে কোন কোন সিরিয়াল যাবে (কেবল অবিক্রীতগুলো, পরিমাণের বেশি নয়)। সেভ করলে উৎস থেকে কমে, গন্তব্যে বাড়ে, নির্বাচিত সিরিয়াল সরে যায় এবং দুটি ইতিহাস সারি লেখা হয়। নিচের তালিকায় সাম্প্রতিক ট্রান্সফার, উৎস ও গন্তব্য দিয়ে ফিল্টারযোগ্য; ক্লিক করলে বিস্তারিত।

৫.৪ Expired

মেয়াদ শেষ বা কাছাকাছি সিরিয়াল-ভিত্তিক ইউনিটের তালিকা (শুধু দেখার), শাখা/ক্যাটাগরি/টাইপ/পণ্য/তারিখ দিয়ে ফিল্টারযোগ্য। “কাছাকাছি” মানে Business Settings-এর Expiry Alert Threshold। এখান থেকে দেখে মাল তাক থেকে নামিয়ে Wasted-এ বাদ দিন।

৫.৫ Missing Expiry

মেয়াদের তারিখের করণীয় তালিকা: যেসব সিরিয়ালের product type-এ মেয়াদ আবশ্যক কিন্তু এখনও কোনো তারিখ দেওয়া হয়নি। এটি আছে কারণ মাল কাগজপত্রের চেয়ে দ্রুত আসে — ক্রয় বা auto-generate কার্টনের গায়ের তারিখ কেউ পড়ার আগেই সিরিয়াল তৈরি করে ফেলতে পারে, আর সেই ইউনিটগুলো নয়তো চুপচাপ স্টকে পড়ে থাকত এবং কোনো মেয়াদ-সতর্কতা তৈরি করত না।

বাকি ইনভেন্টরি পাতাগুলোর মতো নয় — এখানে ডিফল্ট All Branches, কারণ এটি নির্দিষ্ট শাখার স্টক-চিত্র নয়, পুরো দোকানের বাকি-থাকা কাজের তালিকা। শাখা, পণ্য, ক্যাটাগরি বা টাইপ দিয়ে ফিল্টার করুন, বা সিরিয়াল/আইটেমের নাম দিয়ে খুঁজুন।

তালিকা খালি করতে: এক ব্যাচের সারিগুলোতে টিক দিন, Set Expiry চাপুন, তারিখ বেছে Apply করুন। তারিখ বসে গেলেই সেগুলো তালিকা থেকে সরে যায়। এক ডেলিভারিতে একাধিক ব্যাচ থাকলে ব্যাচ ধরে ধরে করুন।

৫.৬ Wasted

Add Wasted Entry ফর্ম: Item, Branch, Quantity, Wasted Date, Note এবং যেসব সিরিয়াল বাদ যাবে। সেভ করলে সেগুলো Wasted হয়, স্টক কমে, এবং ইতিহাসে সারি যোগ হয়।

৬. Sales (বিক্রয়)

৬.১ New Sale

Sales → New হলো মূল বিক্রয় পর্দা।

উপরের অংশ

• Customer — আগের গ্রাহক খুঁজুন, তখনই নতুন যোগ করুন, বা ওয়াক-ইন হলে খালি রাখুন। বাকিতে বিক্রয় ও পয়েন্টের জন্য নামসহ গ্রাহক লাগবে।
• Sale Date — ডিফল্ট আজ। রিপোর্ট ও হিসাব এই তারিখ ধরেই চলে, তাই পেছনের তারিখ দিলে সেটি ওই সময়েই বসবে।
• Delivery Address ও Delivery Cost — ঐচ্ছিক; খরচ মোটে যোগ হয়।

লাইন আইটেম

প্রতি লাইনে: Item (নাম বা কোড লিখে খুঁজুন), Branch, Quantity, Unit Price, Discount, VAT %, Basis ও Serials।

• দাম আইটেম থেকে আসে, গ্রাহকের price tier অনুযায়ী; min/max সীমার ভেতরে বদলানো যায়।
• VAT % নির্ধারিত হার থেকে আগেই বসে — লাইনে বদলাতে পারেন।
• Basis বলে দেয় ওই লাইনের দামে ট্যাক্স ধরা আছে কি না। লাইনে Taxable Value ও ট্যাক্স আলাদা দেখানো হয়।
• সিরিয়াল-ভিত্তিক পণ্যে Scan / enter serial-এ স্ক্যান বা টাইপ করুন, বা তালিকা থেকে বাছুন। সিরিয়ালের সংখ্যা অনুযায়ী পরিমাণ বসে।
• কোন লাইনে সিরিয়াল দিতেই হবে সেটি ঠিক করে ওই পণ্যের টাইপের Requires Serial সেটিং — স্টকে সিরিয়াল আছে কি নেই তা দিয়ে নয়। যেসব লাইনে দরকার সেগুলো প্রতিটি ইউনিটে সিরিয়াল বসানো পর্যন্ত লাল Serials* দেখায়, আর কোনোটি অসম্পূর্ণ থাকলে বিক্রয় সেভ হবে না। যে টাইপে সিরিয়াল আবশ্যক নয়, সেখানে স্টকে কিছু সিরিয়াল থাকলেও কখনও চাওয়া হবে না।
• স্টকের বেশি বিক্রি আটকে যায়, যদি Allow Negative Stock চালু না থাকে।

মোট ও পেমেন্ট

• Overall Discount — পুরো ইনভয়েসে ছাড়; ট্যাক্সের আগে লাইনগুলোতে ভাগ হয়ে যায়, তাই ভ্যাটের হিসাব ঠিক থাকে।
• Total Tax / Total VAT — লাইন ধরে হিসাব হয়, হার অনুযায়ী ভাগ দেখানো হয়। বিক্রয়ে অটো-হিসাব চালু থাকলে এটি শুধু দেখার।
• Payment Methods — এক বা একাধিক পেমেন্ট লাইন (ক্যাশ, ব্যাংক, কার্ড, মোবাইল ব্যাংকিং…), প্রতিটিতে খাত ও টাকার পরিমাণ। Pay full amount পুরো বাকিটা বসিয়ে দেয়।
• Customer Advance Available / Advance Applied — গ্রাহকের আগে দেওয়া টাকা এখানে ব্যবহার করা যায়।
• Redeem Points / Points Redeemed / Points to Earn — গ্রাহকের পয়েন্ট আংশিক পেমেন্ট হিসেবে ব্যবহার (Redeem maximum usable points নিয়ম অনুযায়ী সর্বোচ্চটা নেয়) এবং এই বিক্রয়ে কত পয়েন্ট জমবে তার পূর্বাভাস।
• Paid Amount ও Due Amount — যা অপরিশোধিত থাকে তা বাকি হয়ে Due Sales-এ ওঠে। পুরোপুরি বাকিতে বিক্রয় চলবে কি না তা Sale settings-এ ঠিক করা।

সেভ করলে স্টক কমে, নির্বাচিত সিরিয়াল বিক্রীত হয়, কোন ক্রয়-লট খরচ হলো তা রেকর্ড হয় (এর জন্যই ক্রয়-ভিত্তিক লাভ বের করা সম্ভব), পয়েন্ট জমা/খরচ হয় এবং হিসাবের এন্ট্রি বসে।

৬.২ Sales তালিকা

তারিখ, গ্রাহক, শাখা ও পেমেন্ট অবস্থা দিয়ে খোঁজা ও ফিল্টার করা যায়। সারির কাজ: View (পেমেন্ট ও লাইনসহ পূর্ণ বিবরণ), Print (আপনার ডিফল্ট টেম্পলেটে) এবং Void। Void করলে স্টক ফেরত আসে, সিরিয়াল মুক্ত হয়, পয়েন্ট উল্টে যায় এবং একটি বিপরীত হিসাব-এন্ট্রি বসে — মূল এন্ট্রি কখনো বদলানো হয় না। Sale settings থেকে Void বন্ধ রাখা যায়।

৬.৩ Due Sales

বাকি আছে এমন ইনভয়েস, গ্রাহক/শাখা/তারিখ দিয়ে ফিল্টারযোগ্য। একটি খুলে আদায় লিখুন: পরিমাণ, পেমেন্ট খাত, তারিখ, রেফারেন্স ও নোট। বাকি কমে, রিসিট নম্বর তৈরি হয় এবং হিসাব হালনাগাদ হয়। আংশিক আদায় করা যায় — শেষ হওয়া পর্যন্ত বারবার।

৬.৪ Sale Return

Sales → Return → New: আগের বিক্রয়টি বাছুন (sale নম্বর বা গ্রাহকের নামে খুঁজুন), তারপর যেসব লাইন ফেরত আসছে টিক দিন। প্রতিটি লাইনে Sold Qty, Already Returned ও Max Returnable দেখা যায় — বিক্রীত পরিমাণের বেশি ফেরত নেওয়া যায় না। Return Qty, যে শাখায় মাল ঢুকবে, তারিখ ও নোট দিন।

ফেরত স্টক ফিরিয়ে দেয়, ওই লাইনগুলোতে মূলত যত ট্যাক্স ও ছাড় নেওয়া হয়েছিল ঠিক ততটাই ফেরত দেয় (আংশিক ফেরতেও), এবং বিপরীত এন্ট্রি বসায়।

৭. Sales Orders (অর্ডার)

Sales → Sales Orders। ইনভয়েসের আগেই গ্রাহক নিশ্চিত করলে অর্ডার ব্যবহার করুন — অগ্রিম বুকিং, ডেলিভারি, অনলাইন অর্ডার।

New Sales Order ফিল্ড: Customer (বা অনিবন্ধিত ক্রেতার নাম/মোবাইল/ঠিকানা), Order Date, Expected Delivery, Delivery Area, Delivery Address, Delivery Cost, Note এবং আইটেম লাইন (Item, Quantity, Unit Price)। ডেলিভারি এলাকা বাছলে Delivery Settings থেকে খরচ বসে যায়।

ভ্যাট চালু থাকলে প্রতিটি লাইনে তার VAT-ও দেখা যায়, আর সারসংক্ষেপে থাকে Taxable Value, তারপর হার অনুযায়ী একটি করে সারি, তারপর Total Amount — এই অর্ডার যে ইনভয়সে পরিণত হবে সেখানেও হিসাব ঠিক একইভাবে হয়। তাই আপনি যে মোট অঙ্ক বললেন, বিলও হবে সেই অঙ্কেই। MRP-তে দাম দেওয়া পণ্যে ভ্যাট দামের মধ্যেই আছে, মোট বাড়ে না; ভ্যাট-ছাড়া দামের পণ্যে এটি ওপরে যোগ হয়।

অর্ডারের status চলে Draft → Confirmed → Partially Fulfilled → Fulfilled, বা Cancelled। ডেলিভারি লাইন ধরে হিসাব হয়, তাই আংশিক দেওয়া অর্ডার চোখে থাকে। তালিকা থেকে অর্ডারকে ইনভয়েসে রূপান্তর করলে অবশিষ্ট পরিমাণ নিয়ে বিক্রয় ফর্ম খুলে যায়।

Reserved Items-এ দেখা যায় নিশ্চিত অর্ডারের জন্য আটকে রাখা পরিমাণ, যদি Sale settings-এ reservation চালু থাকে।

৮. Purchase (ক্রয়)

৮.১ New Purchase

উপরে: Supplier, Purchase Date, Note, VAT on this challan এবং Opening Stock স্যুইচ। লাইন: Item, Quantity, Unit Cost, Discount, VAT %, VAT, Amount ও সিরিয়াল বাটন। নিচে: Overall Discount, Total Amount, পেমেন্ট মাধ্যম ও খাত, Paid Amount, Due Amount এবং প্রযোজ্য Supplier Advance।

ঘরটিতে প্রথমে কী বসবে, সবচেয়ে নির্দিষ্ট আগে: আপনি নিজে লাইনে যা বেছেছেন, নইলে পুরো ডকুমেন্টের জন্য দেওয়া VAT on this challan, নইলে সাপ্লায়ারের VAT treatment, নইলে পণ্যের হার। লাইন বসানোর পরে সাপ্লায়ার বদলালে যে লাইনগুলোতে আপনি হাত দেননি সেগুলো নতুন করে বসে; যেটির হার আপনি নিজে দিয়েছেন সেটি অক্ষত থাকে।

সেভ করলে স্টক বাড়ে, প্রতিটি লাইনের জন্য একটি ক্রয়-লট তৈরি হয় (পরে লাভ বের করতে কাজে লাগে), সিরিয়ালগুলো New হিসেবে ঢোকে, cost সেটিংস অনুযায়ী আইটেমের ক্রয়মূল্য হালনাগাদ হয় এবং হিসাবের এন্ট্রি বসে। অপরিশোধিত অংশ Due Purchases-এ বাকি হিসেবে ওঠে।

৮.২ ক্রয় আদেশ (Purchase orders)

Purchase → Purchase Orders। মাল আসার আগেই সাপ্লায়ারকে যা পাঠাতে বলেছেন। এটি sales order-এর ক্রয়-পাশের প্রতিরূপ এবং একইভাবে চলে: মাল না আসা পর্যন্ত কোনো দেনা হয় না, স্টকও নড়ে না।

ফিল্ড: Supplier (আবশ্যক), Order Date, Expected Delivery, Receiving Branch, VAT on this order, Overall Discount, Note এবং আইটেম লাইন (Item, Quantity, Unit Cost, VAT %, VAT, Amount)। ভ্যাটের হিসাব ক্রয়ের মতোই হয় — সাপ্লায়ারের নিজস্ব ধরন, পুরো আদেশের জন্য একটি হার, কিংবা লাইনে বসানো হার — তাই এখানে যে মোট অঙ্ক ঠিক হলো, মাল গ্রহণের সময়ও সেটিই থাকবে।

আদেশ চলে Draft → Confirmed → Partially received → Received, বা Cancelled। Receive Goods চাপলে ক্রয় ফর্ম খুলে যায় — সাপ্লায়ার, নির্ধারিত দাম ও হার এবং এখনও বাকি থাকা পরিমাণ নিয়ে। সংরক্ষণ করলে আদেশে গৃহীত পরিমাণ বাড়ে; সাপ্লায়ার যত ভাগে পাঠাক, একই আদেশে তত বার মাল নেওয়া যায় এবং সম্পূর্ণ না হওয়া পর্যন্ত বোতামটি থাকে।

৮.৩ Purchase তালিকা, Due Purchases, Purchase Return

বিক্রয়ের মতোই: তালিকা থেকে প্রিন্ট ও Void (Void করলে স্টক ফেরত আসে ও বিপরীত এন্ট্রি বসে; Business Settings থেকে বন্ধ রাখা যায়); Due Purchases-এ সাপ্লায়ারকে পরিশোধ লেখা হয়; Purchase Return-এ ক্রয় বেছে নিয়ে ফেরত যাওয়া লাইন টিক দিন — যা পাওয়া গিয়েছিল এবং এখনো ফেরত যায়নি তার বেশি দেওয়া যাবে না।

৯. কাস্টমার ও সাপ্লায়ার

Customer ফর্ম

তালিকায় প্রতিটি গ্রাহকের বাকি ও লয়্যালটি Points দেখা যায়। গ্রাহক খুললে বিস্তারিত এবং পয়েন্টের ইতিহাস (প্রতিটি জমা-খরচ ও চলতি জের) পাওয়া যায়।

Supplier ফর্ম

একই ধাঁচ, পয়েন্ট ছাড়া: Name, Phone, Email, Address, BIN, VAT treatment, Photo, Priority ও বাড়তি ফিল্ড। তালিকায় প্রতিটি সাপ্লায়ারের কাছে আপনার দেনা দেখা যায়।

VAT treatment ক্রয়ের লাইনের ভ্যাট ঠিক করে — পণ্যের নিজের হার বলার সুযোগ পাওয়ার আগেই। কারণ আদৌ ভ্যাট নেওয়া হয়েছে কি না সেটি পণ্যের ব্যাপার নয়, সাপ্লায়ারের ব্যাপার: টার্নওভার ট্যাক্সে চলা একজন ব্যবসায়ী এমন পণ্যে কোনো ভ্যাট চালান দেন না যেটিতে নিবন্ধিত পাইকার ১৫% নেয়।

১০. Accounting (হিসাব)

টাকা জড়িত প্রতিটি ডকুমেন্ট সেভ করলেই সিস্টেম নিজে থেকে সমতাযুক্ত দুতরফা এন্ট্রি লেখে। বিক্রি করতে হিসাব জানার দরকার নেই — তবে এই মডিউলটি আপনার হিসাবরক্ষককে সবকিছু দেখা ও সংশোধনের সুযোগ দেয়।

১০.১ Chart of Accounts

ফর্ম: Account Code, Name, Account Type (Asset, Liability, Equity, Revenue, Expense), Description, Opening Balance এবং Available as Payment Method।

সিস্টেম খাত (Cash in Hand, Inventory, Accounts Receivable/Payable, Sales Revenue, COGS, Tax Payable ইত্যাদি) আগেই তৈরি থাকে এবং মোছা যায় না।

কিছু খাত নিজে থেকেই এখানে চলে আসে, যে ফিচারের দরকার সেটিই বানিয়ে নেয়: প্রতিটি এজেন্ট ওয়ালেট ও সিমের জন্য একটি ব্যালান্স খাত, আর প্রথমবার কোনো অনলাইন পেমেন্ট গেটওয়ে চালু করলে তার একটি সেটেলমেন্ট খাত। এগুলো সাধারণ খাতই — নাম বদলানো যায়, কিন্তু যতক্ষণ ওই ওয়ালেট, সিম বা গেটওয়ে এটিকে ব্যবহার করছে ততক্ষণ মোছা যাবে না; আগে সেটি সরালেই খাতটি খালি হয়ে যাবে।

১০.২ Inventory Adjustments

স্টক সংশোধন মূল্যসহ। ফিল্ড: Item, Branch, আগের/পরের পরিমাণ (পরিবর্তন), Unit Cost, তারিখ ও নোট। বৃদ্ধি inventory surplus হিসেবে, আর হ্রাস inventory adjustment খরচ হিসেবে বসে। Unit cost হাতে লিখতে হয় — সিস্টেম অনুমান করে না। এই পাতায় সোজা আসা যায়, অথবা Stock পাতায় সমন্বয়ের পরের প্রস্তাব থেকেও।

১০.৩ Customer / Supplier Advances

ফর্ম: পক্ষ, Amount, Date, Payment Account, Reference No, Note। তালিকায় দেখা যায় কতটা Used ও কতটা Remaining; অবশিষ্টটা ওই পক্ষের বিক্রয়/ক্রয় পর্দায় ব্যবহারের জন্য আসে। অ্যাডভান্স মুছলে তার এন্ট্রি উল্টে যায়।

১০.৪ Payments

সাধারণ টাকা আসা-যাওয়া: Payment Type (Received / Paid), Party Type (Customer / Supplier) ও পক্ষ, Amount, Payment Method (cash, bank transfer, card, mobile banking, other), Payment Account, Date, Reference No, Note। নির্দিষ্ট এক ইনভয়েসের সাথে যুক্ত নয় এমন নিষ্পত্তির জন্য এটি; নির্দিষ্ট হলে Due Sales / Due Purchases ব্যবহার করুন।

১০.৫ Vouchers

Voucher Type Income বা Expense, আয়/ব্যয়ের খাত, যে খাত দিয়ে টাকা গেল, Amount, Date, Description, Reference No। ভাড়া, বেতন, বিদ্যুৎ বিল ও অন্যান্য আয় এভাবেই হিসাবে ওঠে।

ভ্যাটের দুটি খাত — VAT Input Rebate ও Tax Payable — এখানে নেওয়া হয় না। ওগুলো ট্যাক্স ইঞ্জিন ও VAT Returns রক্ষণাবেক্ষণ করে; ভাউচার দিয়ে ওতে হাত দিলে কোনো ডকুমেন্ট বা রিটার্ন ছাড়াই খাতটি নড়ে যাবে। ভ্যাট পরিশোধ তার রিটার্নেই করুন।

১০.৬ Cash In / Out (নগদ জমা / উত্তোলন)

ব্যবসায়িক কারণ ছাড়া যে টাকা নড়ে: বাসা থেকে আনা নগদ, কাউকে দেওয়া ধার, মালিকের তুলে নেওয়া টাকা। এক পর্দায় দুটি বোতাম — Cash In ও Cash Out — শুধু অ্যাকাউন্ট, অ্যামাউন্ট, ফ্রি-টেক্সট Reference আর তারিখ চায়।

হিসাবের একটাই প্রশ্ন Post To, আর সেটার উত্তরও আগে থেকে বসানো: জমা হলে ডিফল্ট Owner's Contribution, উত্তোলন হলে Owner's Drawings। ঘরের সাধারণ টাকার ক্ষেত্রে হাত দেওয়ার দরকার নেই। টাকাটা অন্য কিছু হলে বদলান — কাউকে ধার দেওয়া খরচ নয়, তাই সেটির জন্য বানানো receivable খাতে দেখান।

যে খাতগুলো নেওয়া যায় না, সেটা ইচ্ছাকৃত। উল্টো পাশে আরেকটি payment account নেওয়া যাবে না — ওটা Fund Transfer। আর Accounts Receivable বা Inventory-র মতো কন্ট্রোল খাতও নয়, কারণ ওগুলো নিজ নিজ মডিউল রক্ষণাবেক্ষণ করে; হাতে লেখা এন্ট্রি দিলে রিপোর্ট আর লেজারের হিসাব আর মিলবে না।

১০.৭ Fund Transfer

From Account → To Account, Amount, Date, Reference, Note। দুটোই payment account হতে হবে। ক্যাশ ব্যাংকে জমা দেওয়া বা এক ব্যাংক থেকে আরেক ব্যাংকে টাকা সরানোর জন্য। এতে লাভ-ক্ষতি বদলায় না — শুধু টাকা কোথায় আছে তা বদলায়।

১০.৮ Cheques

চেক নিবন্ধন: Cheque Type (Receivable / Payable), Cheque No, কোন গ্রাহক বা সরবরাহকারীর চেক, Bank Account, Amount, Issue Date, Note। এই পর্যায়ে হিসাবে কিছুই বসে না — হাতে থাকা চেক তো টাকা নয়, আর পাস না হওয়া পর্যন্ত সেটিকে নগদের হিসাবের বাইরে রাখাই এই পাতার উদ্দেশ্য।

এরপর চিহ্নিত করুন:

• Cleared — ব্যাংক চেকটি পাস করেছে। টাকা এখানেই নড়ে। চেকটি যদি কোনো গ্রাহক বা সরবরাহকারীর সঙ্গে সংযুক্ত থাকে, তাহলে এটি তাঁর সবচেয়ে পুরোনো অপরিশোধিত ইনভয়েস থেকে শোধ করে — ঠিক Due Sales পাতায় টাকা আদায় করলে যা হতো — আর তাঁর বকেয়া কমে যায়। তারিখ দেবেন ব্যাংক যেদিন পাস করেছে, চেকে লেখা তারিখ নয়।
• Bounced — ব্যাংক চেকটি ফেরত দিয়েছে। Pending অবস্থা থেকে হলে আগে কিছুই ঘটেনি, তাই শুধু ঘটনাটি নথিভুক্ত হয়। Cleared অবস্থা থেকে হলে চেকটি যে রসিদগুলো তৈরি করেছিল সেগুলো ফিরিয়ে নেওয়া হয় এবং টাকাটা আবার ইনভয়েসে বকেয়া হিসেবে ওঠে। ফেরত এন্ট্রির তারিখ হয় যেদিন বাউন্স করেছে, যাতে এই মাসে ফেরত আসা চেক গত মাসের হিসাব আবার খুলে না ফেলে।
• Cancelled — ব্যাংকে জমা দেওয়ার আগেই চেকটি বাতিল। শুধু Pending চেকের জন্য।

১০.৯ Journal Entries

শুধু দেখার। প্রতিটি এন্ট্রির তারিখ, রেফারেন্স, বিবরণ, উৎস মডিউল এবং ডেবিট/ক্রেডিট লাইন ও মোট। কোনো সংখ্যা কোথা থেকে এলো খুঁজতে তারিখ, মডিউল বা খাত দিয়ে ফিল্টার করুন।

১০.১০ Opening Balances

একটি তারিখ ধরে প্রতিটি খাতের প্রারম্ভিক জের ডেবিট বা ক্রেডিট হিসেবে দিন। যে Difference থাকে তা Owner's Capital-এ বসিয়ে হিসাব মিলিয়ে দেওয়া হয়। এটি একবারই করবেন — সিস্টেম চালু করার সময়।

১০.১১ VAT Returns (ভ্যাট রিটার্ন)

ভ্যাট রিটার্ন প্রতি মাসে দাখিল হয়, তাই এই পর্দাটিও একবারে এক মাস নিয়ে কাজ করে। মাস ও বছর বেছে Prepare Return চাপুন — আপনার ডকুমেন্ট থেকেই হিসাব বেরিয়ে আসবে।

Tax Summary রিপোর্টের সাথে এর মূল তফাত একটাই: ইনপুট ভ্যাট আউটপুট ভ্যাটের চেয়ে বেশি হলে কী হয় — আর যে মাসে মাল তুলেছেন, সে মাসে সাধারণত বেশিই হবে। ইনপুট ভ্যাট দাবি করা যায় যে সময়ে আপনি কিনেছেন, মাল বিক্রি হওয়ার সময়ে নয়। তাই এমন মাসে কিছু দিতে হয় না, আর অতিরিক্ত অংশটি জমা রেয়াত হিসেবে পরের রিটার্নে চলে যায়। এটি ফেরত নয় — কর্তৃপক্ষ টাকা ফিরিয়ে দেয় না। পরের মাস ওই জমা নিয়েই শুরু হয়।

এর নিচে হার-অনুযায়ী চারটি টেবিল — বিক্রয়, বিক্রয় ফেরত, ক্রয়, ক্রয় ফেরত — সরকারি ফর্মের হারভিত্তিক ঘরগুলোতে ঠিক এগুলোই লাগে। Export PDF বা Export Excel দিলে পুরোটা আপনার BIN, ভ্যাট সার্কেল, ডিভিশন ও কমিশনারেট সহ পাওয়া যায় — রিটার্ন পূরণ করার জন্য।

দাখিল, আর কেন এটি জরুরি

Save Draft একটি খসড়া রাখে; খসড়া আবার খুললে ডকুমেন্ট থেকে নতুন করে হিসাব হয়, তাই এখন কী অবস্থা তা সবসময় দেখা যায়। File Return সেটি স্থির করে দেয়। প্রাপ্তি স্বীকারের নম্বর হাতে পেলে Reference No-তে বসিয়ে দিন।

পরিশোধ

রিটার্ন দাখিল হয়ে গেলে এবং প্রদেয় থাকলে নিচে Payments to the treasury দেখা যায়। তারিখ, টাকার পরিমাণ, যে খাত থেকে টাকা গেল এবং ট্রেজারি চালান নম্বর দিন। আংশিক পরিশোধ চলে; পরিমাণ বকেয়ার বেশি নেওয়া হয় না। প্রতিটি পরিশোধে Tax Payable কমে আর আপনার ক্যাশ বা ব্যাংক কমে।

ভুল হলে বিন আইকনে বাতিল করা যায় — তাতে একটি বিপরীত এন্ট্রি বসে, মূল এন্ট্রিটি রেকর্ডে থেকে যায়; লেজারের বাকি সব জায়গার নিয়মই এটি। ভ্যাট পরিশোধের একমাত্র পথ এই পর্দা: ভ্যাটের খাতে করা ভাউচার নেওয়া হয় না, কারণ তাতে কোনো রিটার্ন ছাড়াই খাতটি নড়ে যাবে।

ট্যাক্স কীভাবে হিসাব হয়

ট্যাক্স প্রতিটি লাইনের জন্য সার্ভারে হিসাব হয়, তাই পর্দায় যা দেখছেন সেটিই চার্জ ও রিপোর্টে যায়।

1. কোন হার? লাইনে VAT % লিখলে সেটি, নয়তো পণ্যের হার, নয়তো product type-এর ট্যাক্স ক্লাস, নয়তো আপনার ডিফল্ট হার, নয়তো কিছুই নয়।
2. ক্রয়ের ক্ষেত্রে আগে সাপ্লায়ারকে জিজ্ঞেস করা হয়। পণ্যের উপরে আরও দুটি ধাপ আছে: পুরো ডকুমেন্টের জন্য দেওয়া VAT on this challan, তারপর সাপ্লায়ারের VAT treatment। হার পণ্যের বৈশিষ্ট্য, দিক অনুযায়ী বদলায় না — একই ওষুধ প্রতিটি স্তরে ৫% — কিন্তু ওই সাপ্লায়ার আদৌ ভ্যাট নিয়েছে কি না সেটি সাপ্লায়ারের ব্যাপার, আর পণ্যের কোনো হার তার জবাব দিতে পারে না। বিক্রয়ে এর কোনো প্রভাব নেই।
3. দামে ধরা আছে না উপরে যোগ হবে? লাইনের Basis, নয়তো পণ্যের Price Basis, নয়তো ডকুমেন্টের ডিফল্ট, নয়তো Business Settings-এর Tax Calculation Method।
4. ছাড় আগে। Overall discount ট্যাক্সের আগেই লাইনগুলোতে ভাগ হয়, তাই ট্যাক্স আসলে যা নেওয়া হচ্ছে তার সাথেই মেলে।
5. মিশ্র ডকুমেন্ট চলে। একই ইনভয়েসে MRP পণ্য (দামে ট্যাক্স ধরা) ও খোলা পণ্য (ট্যাক্স আলাদা) থাকতে পারে। তখন ফর্ম সতর্ক করে যে “this document mixes both bases”, এবং যে একক “incl./+VAT” লেবেলটি অর্ধেক লাইনের জন্য ভুল হবে তা দেখানো বন্ধ করে।

কোন হার লেগেছে তা প্রতিটি লাইনে জমা থাকে, তাই পুরোনো ইনভয়েস আবার প্রিন্ট করলে বা পুরোনো রিপোর্ট চালালে সেই সময়ের সঠিক চার্জই দেখা যায় — পরে হারটি বাতিল করলেও।

১১. Account Adjustment (হিসাব সমন্বয়)

কোনো না কোনো সময় ECE-র কোনো ব্যালান্স বাস্তবের সাথে মিলবে না। ব্যাংক এক কথা বলছে, Balance Sheet আরেক কথা; এজেন্ট অ্যাপে যা দেখাচ্ছে ECE-তে তার চেয়ে বেশি; নিজের পকেট থেকে ক্যাশবাক্সে টাকা দিলেন, অথচ সেটি বসানোর মতো কোনো ইনভয়েস নেই। এই অধ্যায় সেসব ঠিক করার জন্য।

"Adjust" নামে একটিমাত্র বোতাম নেই, এবং সেটা ইচ্ছাকৃত। প্রতিটি সমন্বয়ের দুটি দিক থাকে — কোনো খাতে টাকা এলে সেটি কোথাও থেকে এসেছে, টাকা হারালে সেটি কোথাও গেছে — আর যে পর্দায় শুধু নতুন ব্যালান্স লিখে দেওয়া যেত, সেটি আসলে অন্য দিকটা চুপচাপ ফেলে দিত। তাই প্রশ্নটা কখনোই "এই সংখ্যাটা বদলাব কীভাবে" নয়। প্রশ্নটা "অন্য দিকটা কোন খাতে বসবে"। আগে সেটা ঠিক করুন, পর্দা তার পরে আপনাআপনি ঠিক হয়ে যায়।

১১.১ অন্য দিকটা বাছা

দোকানে বাস্তবে যত সমন্বয় লাগে তার প্রায় সবই এই চারটি খাতেই হয়ে যায়:

১১.২ কোন পর্দা কোন কাজের

ECE-তে টাকা নাড়ানোর একাধিক পর্দা আছে, আর ব্যালান্স না মেলার সবচেয়ে সাধারণ কারণ হলো ভুল পর্দা বেছে নেওয়া। প্রতিটি একটিমাত্র ধরনের লেনদেনের জন্য:

১১.৩ নগদ বা ব্যাংক খাতের সমন্বয়

পেমেন্ট ড্রপডাউনে যা যা আসে তার সবই Accounting → Cash In / Out থেকে এক এন্ট্রিতেই সমন্বয় করা যায়। দিক, খাত, আর ১১.১ থেকে একটি counter account বেছে নিন।

শেষেরটি আসলে সমন্বয় নয় — ব্যাংক চার্জ সত্যিকারেই ঘটে যাওয়া একটি খরচ, ওটা Voucher দিয়ে দিলেও সমান সঠিক হতো। এখান থেকেই সাধারণ নিয়মটা: টাকাটা কী বাবদ তা জানা থাকলে সেটাই লিখুন। 4100 বা 5200 কেবল তখনই ধরুন যখন সত্যিই জানেন না।

১১.৪ এজেন্ট ওয়ালেট বা সিম ব্যালান্সের সমন্বয়

এগুলোতে এক এন্ট্রির বদলে দুটি লাগে, আর কেন লাগে সেটা জেনে রাখা ভালো। এজেন্ট ওয়ালেটের ব্যালান্স খাতটি ইচ্ছাকৃতভাবেই payment account নয় (দেখুন ১২.১) — হলে প্রতিটি এজেন্ট লেনদেন Daily Summary-তে একই সাথে জমা ও খরচ দুবার গোনা হতো। কিন্তু এর মানে হলো ওটা কখনো কোনো এন্ট্রির ক্যাশ-পাশে বসতে পারে না, তাই কোনো একটি পর্দা দিয়ে আয় বা খরচের খাতের বিপরীতে ওটাকে নাড়ানো যায় না।

উপায় হলো দুটি Cash In / Out এন্ট্রি, যেগুলো টাকাটা ক্যাশবাক্সের ভেতর দিয়ে ঢুকিয়ে সাথে সাথে বের করে আনে। নগদের নিট পরিবর্তন শূন্য; নড়ে শুধু দুই প্রান্ত।

কেউ আপনার বিকাশ এজেন্ট ওয়ালেটে ৳৫,০০০ উপহার পাঠিয়েছে:

ওয়ালেটে আছে ৳১,০০০, কিন্তু ECE দেখাচ্ছে ৳২,০০০ — অর্থাৎ ব্যাখ্যাহীন ৳১,০০০ ঘাটতি:

এই ক্রমেই দিন — আগে যেটি ক্যাশবাক্সে টাকা ঢোকায় — তাতে নগদ কম থাকলেও মাঝপথে ঋণাত্মক হয় না। দুটো এন্ট্রিতেই Note-এ কারণ লিখে রাখুন, নইলে ছয় মাস পর এই জোড়া এন্ট্রি দেখে মনে হবে কেউ ভুল করেছে।

সিম ব্যালান্সের ক্ষেত্রেও ঠিক একই নিয়ম, শুধু ওয়ালেটের জায়গায় সিমের ব্যালান্স খাত বসবে।

১১.৫ কখন বরং Opening Balances ব্যবহার করবেন

Accounting → Opening Balances দেখতে সমন্বয়ের পর্দার মতোই — যেকোনো খাতের বিপরীতে একটি অঙ্ক লিখে দেওয়া যায় — আর এই অধ্যায়ের সবচেয়ে লোভনীয় ভুল উত্তরটি এটিই। ECE শুরু করার দিন এটি ব্যবহার করুন, তারপর আর কখনো নয়।

এটি কীসের জন্য: প্রথম দিন পুরোনো খাতা থেকে বয়ে আনা ব্যালান্সগুলো। হাতে থাকা নগদ, প্রতিটি ব্যাংক অ্যাকাউন্ট, গ্রাহকদের কাছে মোট পাওনা, সরবরাহকারীদের মোট দেনা, শুরুর স্টকের মূল্য।

প্রথম দিনের হিসাব ভুল হলে সমস্যা নেই। পর্দাটি আগে থেকে বসানো অঙ্কগুলো নিয়েই খোলে, আর সেভ করলে কেবল পার্থক্যটুকুই বসে — তাই ৳৫০,০০০ সংশোধন করে ৳৪০,০০০ করলে ফলাফল ৳৪০,০০০-ই থাকে, আর একই সংখ্যা দুবার সেভ করলে কিছুই ঘটে না। কোনো ঘর খালি করে দিলে ওই খাতের ওপেনিং ব্যালান্স মুছে যায়। যতবার দরকার ফিরে এসে ঠিক করতে পারেন।

তবু পরে গিয়ে সরে যাওয়া কোনো ব্যালান্স সংশোধনের পথ এটি নয়। দুটি কারণে:

• সবকিছুর অন্য দিক যায় 3000 Owner's Capital-এ। প্রথম দিনের জন্য সেটাই ঠিক — ব্যবসা যা নিয়ে শুরু হয়েছে সেটাই মূলধন। কিন্তু ছয় মাস পর ওয়ালেট থেকে ৳১,০০০ কমাতে এটি ব্যবহার করলে আপনি খাতায় লিখে দিলেন যে মালিক ৳১,০০০ তুলে নিয়েছেন — যা ঘটেনি। তখন আপনার মূলধন ভুল হয়ে যায়, এবং ভুলই থেকে যায়।
• এটি আপনার দেওয়া তারিখেই বসে। সংশোধন যে সময়ে ধরা পড়েছে সেই সময়েই বসা উচিত, আগের কোনো সময়ে নয় — বিশেষ করে যে সময়ের হিসাব ইতিমধ্যে জমা দেওয়া হয়ে গেছে।

তাই কোম্পানিতে একবার সত্যিকারের বিক্রয়, ক্রয় বা পেমেন্ট এন্ট্রি হয়ে গেলে পর্দাটি সতর্ক করে দেয়: তারপর থেকে ওপেনিং ব্যালান্স বদলানো মানে আগের রিপোর্টগুলো যে হিসাবের ওপর দাঁড়িয়ে ছিল সেটিই বদলে ফেলা। কখনো কখনো ঠিক সেটাই দরকার — শুরুর অঙ্কটাই ভুল টাইপ হয়েছিল। কিন্তু সাধারণত আপনার যা দরকার তা হলো ১১.৩।

এক লাইনে নিয়মটা: Opening Balances উত্তর দেয় "আমরা কী নিয়ে শুরু করেছিলাম"। এই অধ্যায়ের বাকি সবকিছু উত্তর দেয় "কী বদলাল"।

১১.৬ যা করবেন না

• কারণ না খুঁজে সমন্বয় করবেন না। রিভার্স করা ডুপ্লিকেট একটা রেকর্ড রেখে যায়; রাইট-অফ রেখে যায় একটা রহস্য।
• চালু ব্যালান্স সংশোধনে Opening Balances ব্যবহার করবেন না — দেখুন ১১.৫।
• অপারেটরের কমিশন ছাড়া অন্য কিছুর জন্য MFS Settlement ব্যবহার করবেন না। ওটি MFS Commission Income-এ জমা করে, তাই উপহার বা সংশোধন ওখানে বসালে আপনার এজেন্ট পয়েন্টের আয় ফুলে দেখাবে। সেটেলমেন্টের অঙ্ক সবসময় ধনাত্মক — ভুল হলে ঋণাত্মক দেওয়ার পথ না খুঁজে ওটিকে রিভার্স করুন।
• ECE-তে আছে এমন ইনভয়েস আদায়ে Payments ব্যবহার করবেন না। ওটি ইনভয়েস স্পর্শ না করেই কন্ট্রোল খাত নাড়ায়, ফলে গ্রাহকের বকেয়া একই থেকে যায় আর আপনার এজিং রিপোর্ট লেজারের সাথে মেলা বন্ধ করে দেয়।
• কন্ট্রোল খাতে হাতে এন্ট্রি দেওয়ার চেষ্টা করবেন না — Accounts Receivable, Accounts Payable, Inventory, Tax Payable, Cost of Goods Sold। অ্যাপ এটি আটকে দেয়, কারণ ওই ব্যালান্সগুলোর মালিক তাদের নিজ নিজ মডিউল, আর হাতের এন্ট্রি সাবলেজার ও লেজারকে স্থায়ীভাবে বেমিল করে দিত।
• ভুল সংশোধনে মুছবেন বা এডিট করবেন না। পোস্ট হয়ে যাওয়া কিছুই এডিট করা যায় না, এটাই নকশা। রিভার্স করে সঠিকটি দিন — নিরীক্ষক ঠিক এটিই দেখতে চান, আর ছয় মাস পর কেউ "কী হয়েছিল" জিজ্ঞেস করলে কেবল এই সংস্করণটিই টিকে থাকে।

১২. Mobile Services (মোবাইল সেবা)

যেসব দোকান পণ্য বিক্রির পাশাপাশি মোবাইল ব্যাংকিং এজেন্ট পয়েন্ট চালায় বা ফ্লেক্সিলোড করে, তাদের জন্য। দুটোই নগদের ব্যবসা এবং দুটোতেই বাড়তি একটা ব্যালান্স নজরে রাখতে হয় — ওয়ালেটের ই-মানি আর সিমের ব্যালান্স। দুটোই বাকি সবকিছুর মতো লেজারে বসে, তাই দিনের মোট হিসাব এক জায়গাতেই ঠিকঠাক আসে।

১২.১ Mobile Banking Accounts শুধু Admin

প্রতিটি এজেন্ট ওয়ালেট একবার সেট করুন: একটি Name, Wallet Number, আর Opening Balance — আজ ওয়ালেটে যা আছে, সিস্টেম সেখান থেকেই শুরু করবে।

ফর্ম এটুকুই। এই ওয়ালেটের ই-মানি রাখার Asset খাতটি ওয়ালেটের সাথেই তৈরি হয়ে যায়, ওয়ালেটের নামেই — তাই আগে Chart of Accounts-এ গিয়ে কিছু বানাতে হয় না। পুরোনো ওয়ালেট খুললে দেখবেন কোন খাতে বসেছে; ওয়ালেটের নাম বদলালে খাতের নামও সাথে বদলে যাবে।

এরপর রেটগুলো, যেগুলোর কারণেই এন্ট্রির পর্দা দ্রুত হয়:

• Commission you receive — অপারেটর আপনাকে যা দেয়, মোট চারটি হার: cash in ও cash out, আর প্রতিটির জন্য গ্রাহক ও এজেন্ট আলাদা। হারগুলো সত্যিই আলাদা — বিকাশে গ্রাহকের ক্ষেত্রে প্রায় ০.৩৭৫% ও ০.৪%, কিন্তু অন্য পক্ষ এজেন্ট হলে মাত্র ০.২৯% মতো। এ কারণেই এজেন্ট সেবাগুলো আলাদা টাইপ। প্রতিটি লেনদেনে হারটি স্বয়ংক্রিয়ভাবে বসে যায়, তাই কাউন্টারে কাউকে হিসাব কষতে হয় না।
• Allowed deviation % — লেনদেনে ওই হিসাবকৃত কমিশন কতটা পরিবর্তন করা যাবে, ওই অঙ্কের শতাংশ হিসেবে। ডিফল্ট শূন্য, অর্থাৎ ঘরটি আটকানো: এন্ট্রির পর্দায় কমিশন দেখা যাবে কিন্তু তার ওপরে কিছু লেখা যাবে না। অপারেটরের অ্যাপ যখন প্রচারিত হারের সাথে ঠিক মেলে না — স্ল্যাব, অফার, আর দুই পাশেই দুই দশমিকে রাউন্ডিং — তখন এটি বাড়িয়ে দিন। নির্দিষ্ট টাকা নয়, শতাংশ রাখা হয়েছে যাতে একই অনুমতি ৳৫০০-র লেনদেনেও খাটে, ৳৫০,০০০-এর লেনদেনেও।
• Added instantly — ডিফল্ট চালু, কারণ বিকাশ ও নগদ লেনদেন শেষ হওয়ামাত্রই কমিশন ওয়ালেটে দিয়ে দেয়। যে প্রোভাইডার পরে সেটেল করে তার জন্য বন্ধ করুন: কমিশন তখনও রেকর্ড হবে ও রিপোর্টে দেখাবে, কিন্তু লেজারে বসবে না — ফলে ওয়ালেটের ব্যালান্স এজেন্ট অ্যাপের সাথে মিলে থাকবে। টাকাটা আসলে যেদিন জমা হবে সেদিন Mobile Banking পর্দার Settlements ট্যাব থেকে এন্ট্রি দিন — নিচে দেখুন।

১২.২ Mobile Banking

কাউন্টারের প্রতিটি লেনদেনের জন্য একটি সারি। Type বাছুন — Cash In, Cash Out, Agent Cash In, Agent Cash Out, Send Money বা Bill Pay — তারপর Wallet, Cash Account আর Wallet Amount। চাইলে গ্রাহকের মোবাইল ও প্রোভাইডারের Transaction ID।

নিচের Commission ঘরটি ওয়ালেটের হার থেকে নিজেই পূরণ হয়ে যায়। সেটি বদলানো যাবে কি না তা নির্ভর করে ওই ওয়ালেটের Allowed deviation-এর ওপর: ডিফল্ট শূন্যে ঘরটি শুধু দেখার, আর শূন্যের বেশি হলে ঘরটিই বলে দেয় কতটুকু দেওয়া যাবে — Calculated ৳৪.০০ · you may enter ৳৩.৯৬ – ৳৪.০৪। আপনার এজেন্ট অ্যাপ আসলে যত কমিশন দিয়েছে সেটিই লিখুন; তাতে সিস্টেমের ওয়ালেট ব্যালান্স আর ফোনের ওয়ালেট ব্যালান্স এক থাকে — ব্যালান্সটা রাখাই হয় এজন্য। সীমার বাইরের অঙ্ক চুপচাপ কেটে নেওয়া হয় না, সরাসরি ফিরিয়ে দেওয়া হয়। যে কমিশন হাতে বদলানো হয়েছে তালিকায় সেটি চিহ্নিত থাকে, আর তার ওপর মাউস রাখলে হার অনুযায়ী কত হতো তা দেখা যায়।

ওয়ালেট কোন দিকে যাবে সেটাই সবাই উল্টো ভাবেন, তাই পরিষ্কার করে বলা দরকার। Cash Out-এ আপনার ওয়ালেট ভরে: গ্রাহক আপনাকে ই-মানি পাঠান আর নোট নিয়ে চলে যান। Cash In-এ ওয়ালেট কমে: তিনি নোট দেন, আপনি ই-মানি পাঠান। এজেন্ট ভ্যারিয়েন্ট দুটিও একইভাবে চলে — শুধু কমিশনের হার আলাদা। আপনার এজেন্ট অ্যাপের সাথে লাইনে লাইনে মেলে: ক্যাশ-ইন সেখানে মাইনাস, ক্যাশ-আউট প্লাস।

একটি উদাহরণ। গ্রাহক ৳১,০০০ ক্যাশ-আউট করলেন — এই অঙ্কটিই আপনার ওয়ালেটে আসে — অপারেটরের হার ০.৪%:

যে লেনদেনে ওয়ালেট শূন্যের নিচে নেমে যাবে সেটি আটকে দেওয়া হয় — বাস্তব ওয়ালেটও তা করত না। নগদ এন্ট্রির মতোই এখানেও কিছু এডিট করা যায় না: Reverse ব্যবহার করুন, যা আজকের তারিখে উল্টো এন্ট্রি বসায়।

Settlements

এই পর্দার দ্বিতীয় ট্যাব। কেবল সেসব ওয়ালেটের জন্য যেগুলোতে Added instantly বন্ধ রাখা আছে। অপারেটর যখন জমে থাকা কমিশন শেষ পর্যন্ত দিয়ে দেয়, তখন এখানে এন্ট্রি দিন: Wallet, Amount, তারিখ, আর চাইলে অপারেটরের স্টেটমেন্টের রেফারেন্স। ফর্ম এটুকুই।

এখানে কোনো ক্যাশ বা ব্যাংক খাত চাওয়া হয় না, কারণ এতে ওসবের কিছুই জড়িত নয় — টাকাটা ই-মানি হিসেবে সরাসরি ওয়ালেটেই আসে, কাউন্টার দিয়ে যায় না। এ কারণেই অ্যাপের আর কোনো পর্দা দিয়ে এটি লেখা যেত না: Fund Transfer-এ দুই পাশেই payment account লাগে, আর Voucher বা Cash In/Out-এ ক্যাশের পাশে একটি লাগে — অথচ ওয়ালেটের ব্যালান্স খাতকে ইচ্ছাকৃতভাবেই payment account হতে দেওয়া হয় না। টাকাটা যেখানে আসে, ঠিক সেখানেই কিছু বসানোর উপায় ছিল না।

এন্ট্রিটি টাকাটা ওয়ালেটে বসায় এবং 4300 MFS Commission Income-এ জমা করে — সাথে সাথে পাওয়া কমিশনও ঠিক একই খাতে যায়, তাই ওয়ালেট কোন পদ্ধতিতে কমিশন পাচ্ছে তা নিয়ে রিপোর্টের মাথাব্যথা নেই। বাকি সবের মতোই এটিও এডিট করা যায় না: রিভার্স করে নতুন এন্ট্রি দিন।

আপনার অপারেটর যদি কমিশন ওয়ালেটে না দিয়ে ব্যাংক অ্যাকাউন্টে দেয়, তাহলে এটি সেই পর্দা নয় — সেক্ষেত্রে ব্যাংককে ক্যাশ খাত ধরে 4300-এর বিপরীতে সাধারণ একটি Income Voucher দিন।

১২.৩ SIM Cards শুধু Admin

যেসব সিম থেকে আপনি গ্রাহককে রিচার্জ করেন: Name, Mobile Number, ব্যালান্স কেনার সময় অপারেটর যে Commission % দেয়, Allowed deviation %, আর Opening Balance। ওয়ালেটের মতোই, ওই সিমের ব্যালান্স রাখার Asset খাতটি সিমের সাথেই তৈরি হয়ে যায়।

Allowed deviation % মানে টপ-আপ লেখার সময় হারে বসানো নগদ অঙ্কটি কতটা পরিবর্তন করা যাবে — আর এটি মার্জিনের শতাংশ, মোট টাকার নয়। ২.৭৫% হারে ৳১০,০০০-এ মার্জিন ৳২৭৫, তাই ২% দিলে দুদিকে ৳৫.৫০ পর্যন্ত ছাড় থাকে। যা আসলে অঙ্কটা নাড়ায় — অপারেটরের নিজের রাউন্ডিং, স্ল্যাব, অফার — তার জন্য এই মাপটাই ঠিক। মোট টাকার ওপর ধরলে একই ২% হতো ৳২০০, অর্থাৎ প্রায় গোটা মার্জিন, তাতে কোনো সুরক্ষাই থাকত না। ডিফল্ট শূন্য, তখন Cash Paid ঘরটি আটকানো থাকে।

আলাদা কোনো অপারেটর ফিল্ড নেই — একাধিক অপারেটরের সিম থাকলে নামের মধ্যেই অপারেটর লিখে দিন। তালিকায় প্রতিটি সিমের চলতি ব্যালান্স দেখা যায়, আর কমে গেলে সতর্কতার চিহ্ন ওঠে।

১২.৪ SIM Top-ups

অপারেটরের কাছ থেকে ব্যালান্স কেনা। Balance Received দিলে সিমের রেট থেকে Cash Paid নিজেই বসে যায় — ২.৭৫% হারে ৳১০,০০০ ব্যালান্সের দাম ৳৯,৭২৫। পার্থক্যটাই আপনার Margin, সেভ করার আগেই দেখা যায়।

ওই নগদ অঙ্কটি বদলানো যাবে কি না তা নির্ভর করে সিমের Allowed deviation-এর ওপর: ডিফল্ট শূন্যে ঘরটি শুধু দেখার, আর শূন্যের বেশি হলে ঘরটিই বলে দেয় কতটুকু দেওয়া যাবে — ২% হলে Calculated ৳৯,৭২৫.০০ · you may enter ৳৯,৭১৯.৫০ – ৳৯,৭৩০.৫০। আপনি আসলে যত টাকা দিয়েছেন সেটিই লিখুন; তাতে সিস্টেমের সিম ব্যালান্স আর সিমের নিজের ব্যালান্স এক থাকে। সীমার বাইরের অঙ্ক চুপচাপ কেটে নেওয়া হয় না, সরাসরি ফিরিয়ে দেওয়া হয়।

১২.৫ Customer Recharges (গ্রাহক রিচার্জ)

দিন শেষে প্রতি সিমে একটি এন্ট্রি: সিম, তারিখ, ওই দিন সেই সিম থেকে Total Recharged, নগদ কোন খাতে ঢুকল, আর চাইলে কতটি রিচার্জ হয়েছিল। ফর্মে পরবর্তী ব্যালান্স দেখায়, আর সিমে যা আছে তার চেয়ে বেশি অঙ্ক দিলে আটকে দেয়।

এই এন্ট্রিতে ইচ্ছে করেই কোনো আয় ধরা হয় না — এটি শুধু ব্যালান্সের বদলে নগদ, কারণ মার্জিন টপ-আপেই নেওয়া হয়েছে। তবু Daily Summary-তে দিনের একটি আনুমানিক রিচার্জ মার্জিন দেখানো হয়, যাতে স্বাভাবিক একটি দিন দেখে মনে না হয় রিচার্জে কিছুই আয় হয়নি।

১৩. Reports (রিপোর্ট)

প্রতিটি রিপোর্ট একটি তারিখ-পরিসর নেয় (সাধারণত শাখা, ক্যাটাগরি বা পক্ষের ফিল্টারও), পর্দায় মোট দেখায়, এবং Excel ও PDF-এ এক্সপোর্ট হয়। মুদ্রা চিহ্ন ও দশমিক ঘর General Settings থেকে; হেডার ও রঙ Report Settings থেকে আসে — এখন সব রিপোর্টেই, হিসাবরক্ষণের রিপোর্টগুলো সহ, তাই Trial Balance বা Ledger-এর PDF-ও Sales Register-এর মতো একই কোম্পানির নাম, লোগো ও BIN নিয়ে ছাপে।

১৪. Settings (সেটিংস) শুধু Admin

সেটিংস পুরো প্রতিষ্ঠানে প্রযোজ্য, শুধু আপনার জন্য নয়। নিচের তালিকায় প্রতিটির প্রভাব কোথায় পড়ে বলা আছে।

১৪.১ General Settings

১৪.২ Business Settings

চারটি ট্যাব।

Numbering

Stock & Purchase

Tax

এই ট্যাব থেকেই Settings → Tax Rates-এ যাওয়া যায়, যেখানে আসল হারের তালিকা থাকে।

Invoice & Print

১৪.৩ Membership & Points

১৪.৪ Sale Settings

১৪.৫ Tax Rates

আপনার হারের মূল তালিকা। ফিল্ড: Code, Name, Rate, Type (Standard, Reduced, Zero-rated, Exempt), Applies To, Default Rate, Active, Display Order, Effective From / To, Description। বাংলাদেশের হারগুলো (১৫%, ১০%, ৭.৫%, ৫%, ২%, zero, exempt) আগেই দেওয়া আছে।

কোন হার কোথায় খাটবে তা দেখুন ট্যাক্স কীভাবে হিসাব হয় অংশে।

১৪.৬ Quick Menu

উপরের বারে যে পাতাগুলো শর্টকাট হিসেবে চান টিক দিন এবং টেনে ক্রম সাজান। এটি প্রতিষ্ঠানভিত্তিক তালিকা, তাই আপনার দোকানের কাজের ধরনের সাথে মেলে। এতে আর কিছুই বদলায় না — কেবল চলাচল সহজ হয়।

১৪.৭ Report Settings

১৪.৮ Delivery Settings

• Delivery Areas — একটি নাম (যেমন “ঢাকা — মিরপুর”) ও Cost। Sales order-এ এলাকা বাছলে ডেলিভারি খরচ নিজেই বসে। একই তালিকা অনলাইন দোকানের ডেলিভারি খরচও নিয়ন্ত্রণ করে।
• Item Delivery Cost — আইটেমভিত্তিক ডেলিভারি খরচ, যেসব ভারী বা বড় পণ্যের বহন খরচ এলাকার হারে চলে না। উপরের সার্চ বাক্স এবং Product, Type ও Category ফিল্টার দিয়ে তালিকা ছোট করুন (Clear filters সব তুলে দেয়), তারপর সারির ঘরেই খরচ লিখুন — ঘর ছাড়লে বা Enter চাপলে সেভ হয়ে যায়। নিচে পাতার নম্বর থাকায় লম্বা তালিকায় বারবার Next না চেপে সরাসরি কাঙ্ক্ষিত পাতায় যাওয়া যায়।

১৫. ইউজার ও রোল শুধু Admin

Roles

রোল মানে একটি নাম এবং কিছু টিক দেওয়া Permissions — Inventory & Accounting, Sales & Purchase, Reports, Contacts, E-commerce Storefront, Mobile Services। এই টিকগুলোই ঠিক করে কে কোন মেনু দেখবে এবং সার্ভার কোন অনুরোধ মানবে; তাই লুকানো মেনু সত্যিই বন্ধ, শুধু অদৃশ্য নয়। বিল্ট-ইন Admin রোলে সবকিছু থাকে এবং তা সীমিত করা যায় না।

Users

ফর্ম: নাম, ইউজারনেম, ইমেইল, ফোন, পাসওয়ার্ড, Role ও Is Active। কেউ চাকরি ছেড়ে গেলে তাকে নিষ্ক্রিয় করাই সঠিক পথ — তার তৈরি ডকুমেন্টে নাম থেকে যায়, মুছে দিলে যা নষ্ট হতো। ইউজার খুলে বিস্তারিত দেখা এবং পাসওয়ার্ড রিসেট করা যায়।

১৬. সাধারণ প্রশ্ন

১৭. অন্য সিস্টেম থেকে ECE-তে আসা শুধু Admin

অন্য কোনো ইনভেন্টরি বা হিসাবের সফটওয়্যার থেকে ECE-তে আসা মানে তিনটি জিনিস নিয়ে আসা: আপনার পণ্যতালিকা, দোকানে থাকা মালামাল, আর টাকার অবস্থান — আপনার হাতে কত আছে, কার কাছে কত পাওনা, আর কাকে কত দিতে হবে। নিচের ক্রম মেনে করলে প্রথম দিনেই আপনার Trial Balance পুরোনো সিস্টেমের সঙ্গে মিলে যাবে।

১৫.১ যা আগে থেকেই আছে

নতুন কোম্পানি একেবারে খালি নয়। এগুলো নতুন করে বানাবেন না:

যা নেই, আর যা আপনাকেই বানাতে হবে: ইউনিট, ক্যাটাগরি, প্রোডাক্ট টাইপ, পণ্য, গ্রাহক, সরবরাহকারী, এবং Admin ছাড়া বাকি রোলগুলোর পারমিশন। "ওয়াক-ইন কাস্টমার" নামে কোনো রেকর্ডও নেই — গ্রাহক না বেছে বিক্রি করলে ইনভয়েসে এমনিতেই Walk-in Customer ছাপা হয়।

১৫.২ কোন কাজ কোন ক্রমে

ক্রমটা শুধু সাজানোর জন্য নয়। প্রতিটি ধাপ তার আগেরটির ওপর দাঁড়িয়ে, আর দুটি ধাপ একবার পোস্ট হয়ে গেলে ফেরানো কঠিন।

1. কোম্পানির পরিচয় — Settings → General। কোম্পানির নাম (শুরুতে "My Company" লেখা থাকে), ঠিকানা, ফোন, লোগো, মুদ্রা, আর ভ্যাটের ইনভয়েস দিলে BIN / ভ্যাট সার্কেল / ডিভিশন / কমিশনারেট। এগুলো প্রতিটি ইনভয়েস ও রিপোর্টে ছাপা হয়, তাই প্রথম ডকুমেন্ট কাটার আগেই ঠিক করে নিন।
2. ডকুমেন্ট নম্বরের প্রিফিক্স — Settings → Business। ইনভয়েস নম্বর হয় SAL-2026-00001, ক্রয় PUR-…, এভাবে। পুরোনো নম্বরের সঙ্গে মেলাতে চাইলে এখনই প্রিফিক্স বদলান; পরে বদলালে এক বছরের ভেতরেই দুই রকম ফরম্যাট থেকে যাবে।
3. ট্যাক্স — Settings → Business → Tax। Auto-Calculate Tax ডিফল্টে বন্ধ থাকে, অর্থাৎ ওপরের ভ্যাটের হারগুলো চালু না করা পর্যন্ত কোনো কাজই করে না। ভ্যাট নিলে এটি চালু করুন, ডিফল্ট হার বাছুন, আর দামে ভ্যাট ধরা আছে না দামের ওপর যোগ হবে সেটি ঠিক করুন। দেখুন ট্যাক্স কীভাবে হিসাব হয়।
4. পণ্যতালিকা — আগে ইউনিট, তারপর ক্যাটাগরি ও প্রোডাক্ট টাইপ, তারপর পণ্য। গুটিকয়েকের বেশি পণ্য হলে হাতে না লিখে Product → List-এর এক্সেল ইমপোর্ট ব্যবহার করুন।
5. গ্রাহক ও সরবরাহকারী — এই ধাপে শুধু নাম আর ফোন নম্বর। তাঁদের বকেয়া পরে আসবে, ৭ নম্বর ধাপে — এই পাতাগুলোতে নয়।
6. ওপেনিং স্টক — দেখুন ১৫.৩। একটি বিক্রিও রেকর্ড করার আগে এটি করতে হবে।
7. ওপেনিং ব্যালেন্স — দেখুন ১৫.৫। সবার শেষে, আর একবারই।

১৫.৩ ওপেনিং স্টক — দোকানে যে মাল আছে

পণ্য তৈরি করলেই স্টক আসে না; স্টক আসে কেবল ক্রয়ের মাধ্যমে। তাই আপনার হাতে থাকা মালামাল ঢুকবে Purchase → New Purchase-এ Opening Stock টিক দেওয়া একটি ক্রয় হিসেবে।

ওপেনিং স্টকের ক্রয় সাধারণ ক্রয়ের মতো নয়: কোনো ভ্যাট বসে না, সরবরাহকারীর কোনো বকেয়া তৈরি হয় না, আর কোনো টাকাও পরিশোধ দেখায় না। এটি শুধু মালের মূল্যটা Inventory খাতে তোলে আর Owner's Capital-এ জমা দেয়। তবু একজন সরবরাহকারী চাইবে — তাই Opening Stock নামে একটি প্লেসহোল্ডার সরবরাহকারী বানিয়ে এই এন্ট্রিগুলোতে সেটিই ব্যবহার করুন।

১৫.৪ গ্রাহক ও সরবরাহকারীর বকেয়া

এখানেই একটি সত্যিকারের সিদ্ধান্ত নিতে হবে, তাই শুরু করার আগে পড়ে নিন।

ECE-তে ওপেনিং ব্যালেন্স বসে খাত ধরে, গ্রাহক ধরে নয়। "করিমের কাছে ৩০,০০০, রহিমের কাছে ২০,০০০" — এভাবে গ্রাহকভিত্তিক ওপেনিং বকেয়া লেখার কোনো পাতা নেই। আপনি একটিই মোট অঙ্ক দেবেন — Accounts Receivable ৫০,০০০ — আর সরবরাহকারীর দিকে Accounts Payable-এ একইভাবে।

এর বাস্তব মানে:

• আপনার হিসাব, Trial Balance ও Balance Sheet নির্ভুল থাকবে — হিসাবের জন্য মোট অঙ্কই যথেষ্ট।
• Sales → Due Sales আর Purchase → Due Purchases পুরোনো বকেয়ার জন্য খালিই থাকবে, কারণ ওগুলোর পেছনে ECE-র কোনো ইনভয়েস নেই।
• পুরোনো বকেয়ার টাকা এলে সেটি Accounting → Payments দিয়ে এন্ট্রি দিন। ওই পাতাটি ঠিক এই কাজেরই জন্য।
• পুরোনো বকেয়া শেষ না হওয়া পর্যন্ত পুরোনো খাতাটি রেখে দিন গ্রাহকভিত্তিক হিসাবের জন্য। ECE-র Receivables Ageing কেবল ECE-তে কাটা ইনভয়েসই হিসাব করে।

১৫.৫ ওপেনিং ব্যালেন্স — বাকি টাকার হিসাব

Accounting → Opening Balances। একটি as-of তারিখ বাছুন — সাধারণত ECE চালুর আগের দিন — আর পুরোনো সিস্টেমের ব্যালেন্স শিট থেকে প্রতিটি খাতের ডেবিট বা ক্রেডিট জের লিখুন:

দুই দিকের যেটুকু পার্থক্য থাকে, তা স্বয়ংক্রিয়ভাবে Owner's Capital-এ বসে যায়, তাই এন্ট্রিটি সবসময় মিলে যায়।

১৫.৬ কাজটা মিলিয়ে দেখুন

1. Reports → Trial Balance — মোট ডেবিট ও মোট ক্রেডিট সমান, আর প্রতিটি খাত পুরোনো ব্যালেন্স শিটের সঙ্গে মেলে।
2. Inventory → Stock — পরিমাণ ও মোট মূল্য আপনার গোনা মালের এবং ওপেনিং স্টক এন্ট্রির সঙ্গে মেলে।
3. Accounting → Journal Entries — ওপেনিং ব্যালেন্সের এন্ট্রি একটিই থাকার কথা, দুটি নয়; সঙ্গে প্রতিটি ওপেনিং স্টক ক্রয়ের জন্য একটি করে।
4. একটি পরীক্ষামূলক বিক্রি শুরু থেকে শেষ পর্যন্ত করুন, ইনভয়েসের প্রিন্ট ও Trial Balance-এর পরিবর্তন দেখে নিন, তারপর চালু করার আগে সেটি বাতিল করে দিন।